문서의 분류

작성 주체에 따른 구분

(1) 공문서

① 법률상 공문서

• 법 일반적으로 형법에서 지칭하는 문서를 말한다.

• 공무소 또는 그 소속 공무원의 명의로 권한 범위 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서이다.

② 행정상 공문서

• 사무 관리 규정에서 말하는 공문서의 대부분을 말한다.
• 사무 관리 규정에서 정하고 있는 행정기관 내부 또는 공공기관 상호 간이나, 대외적으로 공무상 작성 하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이더, 전자 문서 등의 특수 매체 기록을 포함) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
• 법률상 공문서에 비하여 범위가 더 넓다.

(2) 사문서
개인이 사적 목적으로 작성한 권리 의무 또는 사실 증명에 관한 문서를 말한다.

① 법률상 사문서: 공문서 이외의 문서로 공무원이 아닌 개인이 작성한 모든 문서
② 종류: 각종 추천장, 안내장, 소개장, 초청장, 기업의 각종 업무 문서, 상거래 문서, 기업 활동에 필요한 기획서, 보고서 등

③ 특징

• 공무원이 아닌 개인이 사문서 작성 시, 그 문서를 행정기관이 접수할 경우 공문서화된다.
• 행정상의 사문서가 법률상의 사문서에 비해 그 범위가 더 좁다.

 

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대내문서 - 내부적으로 결제를 받는 문서

1) 품의서 - 어떠한 일의 집행을 하기 전에 특정한 사안에 관해 상사에게 결재를 얻는 문서
2) 보고서 - 상사의 지시나 요구 사항에 관해 관련된 사안을 알리기 위해 작성하는 문서
3) 지시서 - 상사가 부하 직원에게 업무 운영 방침 및 계획을 목적으로 작성하는 문서

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공문서

성립 - 공문서는 당해 문서에 대한 결재권(행정기관의 장, 결제권을 위임받은 자, 결재권자의 직무를 대리하는 자)의 결재가 있음으로써 성립한다. 전자 서명에 의한 결재도 포함한다.

공문서의 문체와 문장

(1) 문체
① 어렵고 현학적인 표현 대신 일상적인 문어체를 사용한다.
② 경어체 '-합니다', '-입니다', '-습니다'를 사용한다.
③ 실용문에 적합한 용어, 핵심을 전달하는 구체적 사실 위주의 문장을 사용한다.
④ 전달력 높은 공적인 언어를 사용한다.
⑤ 일상적 용어의 중의적 해석을 방지하기 위해 때에 따라 한자를 병기하여 사용한다.

(2) 문장
① 두괄식으로 서술한다.
② 중요한 내용을 맨 먼저 기술한다.
③ 여러 내용을 말할 때는 가지치기로 벌여 시각적으로 구성한다.
④ 한 문장은 가급적 50자를 넘지 않게 한다.
⑤ 문장의 주어부와 서술부를 명확하게 한다.
⑥ 긴 꾸밈말은 가급적 피한다.
⑦ 학술 용어나 전문 용어를 가급적 피하고 쉬운 일상 용어를 사용한다.
⑧ 생소한 외국어나 외래어를 남용하지 않고 국어로 순화하여 사용한다.
⑨ 논리적이며 이해하기 쉬운 문장과 형식으로 작성하며 서식에 맞게 간결하게 기술한다.

문서 이해 과정
① 문서 목적 이해 → ② 문서 작성 배경과 주제 파악 → ③ 문서에 담긴 정보와 현안 문제 파악 → ④ 상대방 의도 및 요구 내용(행동) 파악 → ⑤ 자신이 해야 할 행동 결정 → ⑥ 상대방의 의도 요약· 정리

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문제

다음 제시된 상황 중, 작성해야 하는 문서의 종류가 다른 것은?
① 고객센터로 들어온 고객의 문의 사항을 해당 부서에 전달하는 상황
② 새로운 사내 정책의 입안을 위해 연구팀이 연구 결과를 알리는 상황
③ 창사 20주년 기념 고객 이벤트 집행 전 상사에게 결재를 올리는 상황
④ 거래처 홍보팀에게 한 달 동안 필요할 것으로 예상 되는 물품들을 정리하여 전달하는 상황
⑤ 출장 중인 부하 직원에게 업무상 반드시 시행해야 하는 사항을 상사가 정리하여 전달하는 상황

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④

문서는 수신 대상에 따라 대내 문서와 대외 문서로 구분할 수 있다.
대내 문서는 기업체 내부적으로 작성하는 문서이기 때문에 외부로 발신하지 않고, 대외 문서는 조직 외부 혹은 국민을 대상으로 수발하는 문서이다. ①. ②. ③. ⑤는 대내 문서이고, ④는 대외 문서에 해당한다.

출처 - 에듀윌 실용글쓰기