직무글쓰기

1. 문서 일반
1) 개념
① 기안자와 결재자· 작성자와 수령자· 발신자와 수신자를 연결하여 인간관계 및 업무 관계를 형성시켜, 업무 과정과 그 결과를 확정하는 의사소통의 도구.
② 문자나 숫자, 기호 등을 이용하여 일정한 의사나 관념 또는 사업 관계 업무관련 내용, 조사 현황 등을 지면과 서식에 표시한 기록.
③ 지면에 한정된 것이 아니라 그림, 지도, 사진, 디스크, 마이크로필름, 도면, 슬라이드, 전자문서, 음성 녹음테이프, 비디오테이프 등과 같이 계속해서 보존할 수 있는 멀티미디어 매체까지 포함.

5) 문서처리의 원칙
① 신속처리의 원칙: 효율적인 업무수행을 위하여 신속하게 처리하여야 한다.
② 책임처리의 원칙: 업무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 처리하여야 한다.
③ 적법처리의 원칙: 권한 있는 자에 의하여 작성·처리되어야 한다.
④ 전자처리의 원칙: 업무관리시스템이나 전자문서시스템에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

6) 처리 단계
①접수 문서: 외부로부터 받은 문서를 접수 담당 부서에서 절차를 거쳐 접수한 문서.
② 배포 문서: 접수 문서를 배포 절차에 따라 담당 업무 처리과로 배포한 문서.
③ 이송(이첩) 문서: 배포 문서 중 그 내용이 다른 기관의 소관 사항일 때 작성 · 송부하는 문서.
④ 공람 문서: 배포 문서 중 단순히 상급자에게 보고 또는 열람에 붙인 문서. 업무 담당자는 원칙적으로 해당 문서에 대한 공람 절차가 끝난 후에 업무 처리를 함.

(1) 작성 주체에 의한 분류
① 공문서
행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체기록 포함)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
② 사문서
개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서를 말한다. 그러나 사문서도 각종 신청서, 증명서, 진정서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 사문서가 아니고 공문서로 취급되며 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수할 수는 없다.

공문서 작성시 유의할 점

① 공감대 형성을 위해 호소력 있는 표현을 사용한다.
② 공문의 문체는 구어체가 원칙이며, 경어체 '-합니다', '-입니다'. '-습니다'를 주로 쓴다.
③ 논리적 표현을 위해 문학적 표현보다는 공적인 용어로 글을 구성한다.
④ 한자의 전용이나 어려운 전문용어는 가급적 피한다. 한자 또는 전문용어를 쓸 필요가 있을때 에는 괄호를 사용하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다. 한자는 상용한자의 범위 내에서 사용한다.
⑤ 공문서를 작성할 때는 공문 내용을 실행하기 위한 전제 조건이 성취되었는가, 법령·지시 등에 저촉되는 부분이 없는가 등을 면밀히 검토해야 한다.
⑥ 문장을 개항식(개조식)으로 한다. (한 문장에 여러 가지 뜻을 가진 문장은 피하고 항목별로 배열한다.)
⑦ 두괄식으로 작성한다. (결론, 요지 → 설명, 이유)
⑧ 여러 내용은 가지치기로 벌려 시각적으로 구성한다.
⑨ 한 문장은 가급적 50자를 넘지 않게 한다.
⑩ 문장의 주어와 서술어를 명확하게 한다.
⑪ 수식하는 말은 가급적 피한다.
⑫ 외래어는 국어로 순화하여 사용한다.

공고문서: 행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서.
고시 - 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서.
           개정이나 폐지가 없는 한 효력이 장기적으로 지속된다.  
공고 - 입찰 공고 등 효력이 단기적 이다.

6) 공문서 작성 규정
④ 날짜: 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍는다. 단, 괄호가 이어지는 경우 마지막 점은 생략한다.
예 ) 2020. 1. 15. / 2020. 1. 15(토)

⑥ 금액: 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.
예) 금113,560원(금일십삼인삼천오백육십원)






출처- 구정민 실용글쓰기